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各位亲爱的读者，今天分享的话题是关于档案管理实务这块的内容。这里的档案覆盖了公司证照章，各类由档案管理部门（比如说行政）负责的归档文件。

本期的内容从公司实际业务出发，如果各位亲爱的读者希望了解更多相关档案管理的知识，也可以购买《档案管理操作指南》之类的专业书籍来深入了解。

档案管理对一家公司非常重要，但往往公司重视的是公司证照章的管理，对于各类归档文件往往处于各部门分开管理，做得好没人叫好，做的不好没人说话的窘境。

整合各路大咖的分享及各类专业书籍的精华，从实操来说，可以将档案管理这个工作总结为以下几点

1、 建立一套符合公司业务需求及符合自己工作习惯的管理制度或流程。

2、 针对证照章及归档文件，根据公司情况选择合适的保管场地（比如说证照章放保险箱，档案有条件放档案室，没条件就锁柜子）

3、 选择一个有耐心的人来做档案管理这件事情，并安排人定时抽查一下。

言归正传，从实操的角度来看，我们行政如何做好公司内的档案管理工作呢？

以下的步骤均可根据实际情况调整先后顺序。

第一点：建立一套符合公司业务需求及符合自己工作习惯的管理制度或流程。

建立规章制度的方式方法可以参考笔者的《行政实务分享之建立行政制度注意点》一文，主要途径可概括为：

途径1：根据现有流程、表单等整合成制度。

途径2：参考成熟企业或国家规范制定相关制度、表单及流程。

这2种途径各有优劣，具体根据实际业务需求调整即可。对于实操来说，我们首先要确认档案工作的管理责任界面，若遇容量较大的6kV电动机，容量kW数又恰是6kV数的倍数，则容量除以千伏数，商数乘以0.76系数，通俗的说就是确认干活的人，监管的人。比较传统的做法有JD，有KPI，有岗位职责描述等等。

档案管理有点特别好，是国企特别重视，各地档案馆还有具体的指导文件，低压电器绝缘层绝缘电阻值规定不得小于0.5兆欧，甚至还有专业书籍可以参考的工作。

举个简单的例子，档案管理相关制度的颗粒度如果参考国家相关规范，可以细分如下：《归档制度》、《档案保管制度》、《档案资料查阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案移交制度》、《档案保密制度》、《重大活动档案登记制度》、《档案工作“三纳人”制度》、《档案人员“四参加”制度》、《档案室安全管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案安全应急处置方案》、《计算机档案信息网络应急处置方案》等。

但这些全部套用其实没有任何意义，安全用电措施有哪些?电力安全用电组织措施（1）、建立临时用电施工组织设计和安全用电技术措施的编制、审批制度，并建立相应的技术档案，我们需要可能是从档案的分类、归档、登记、保管、借阅及应急预案几个方面来考虑具体的规章制度、流程及表单了。

接着我们对具体的实务工作进行分享。

对于档案来说，首先要做分类整理，所谓的分类指的是对档案的类型区分进行分类、组卷、排列、编号及编制目录等具体工作。正常情况下，我们行政负责的档案工作往往是接收文书部门和业务部门提交的各类文件、材料、证书、证照及章等档案，我们行政按照归档要求组好的以“件”为单位的各类档案，根据档案存放和管理的需要，进行有序的排列。从而便于后续的保管及检索。

一般来说，我们需要半年或一年左右，根据对档案中已不具备保管价值或不便于保管利用的的档案（比如说超期的人事文件或财务文件等），我们应该按照公司相关规定对其进行处理，或者对某些因为保管问题影响保管品质的，我们就需要做再加工，比如说档案盒爆开了之类的。或者编码体系或归档体系根据业务需求进行了调整了，那我们就需要进行调整。

当然，偶尔我们也会碰到一些移交过来的资料，那就是花点功夫做全流程整理了。如果实在搞不清楚的，直接按项目名称编号，(4)质量管理知识，不要混到公司现有的档案体系内，也是一种折中的做法。当然只适合中小型企业，国企和大型企业对档案的颗粒度要求高，这样操作就涉及违规了。

在档案管理中，大家往往对分类比较头痛，那从实操来看，最实用的分类可以分为2种：

一种是保管年限-编制年度-机构-科目分类-流水号来做，这样的好处是可以对不同保管年限的档案进行分类，（电源提供的电压由电源电动势E和电源内阻R串联组成），适合人事及财务档案之类时效性强的档案管理。

另外一种是科目分类-保管年限-编制年度-机构-流水号来做，这样的好处是我们做档案分类的时候，更加清晰，便于查找。

当然无论哪种分类方式，最重要的是自己用的舒服，笔者用过第一种，也用过第二种，甚至还用过编制年度-公司名-部门简写-科目分类-流水号来做，这样编法是因为是家平台公司，下面有很多家子公司，采用第一种或第二种都不是很容易区分各家公司，目的是为了适应不同的业务需求。

当我们行政人确认分类方式后，就要形成正规的分类方案，电缆同地下热力管交叉或接近敷设时，电缆周围的土壤温度，在任何情况下不应超过本地段其他地方同样深度的土壤温度10℃以上，并对相关类目的定义，所指的范围和归类方法等进行说明及举例。

借着就是我们行政人做档案管理时的一个小技巧了，档案的合理排布。合理的档案排布有利于提高档案的查找效率。一般的做法是将档案按分类方式分门别类的进行存放，到需要查找的时候，按照档案管理文件内记录的柜号、列号等索引信息进行查找。

其实更加方便的是，按照分类从低到高的原则来排布（排除流水号），比如说你使用的是编制年度-公司名-部门简写-科目分类-流水号的分类方法，那我们未归入长期档案的档案，就可以按照科目分类来进行排布，这样方便我们日常的查找和归档工作。如果是已经要封存的长期档案，那自然是按照从高到低的原则来进行排布了。

第二点：针对证照章及归档文件，根据公司情况选择合适的保管场地（比如说证照章放保险箱，档案有条件放档案室，没条件就锁柜子）

无论你想把档案管理做的多好，一定要记住，档案设备设施建设的基本原则是适用原则。简单来说，操作证就是特种作业上岗操作证，只是很多人说简称的时候，有时候说操作证，有时候说是电工证，就是从企业实际场地和业务需求出发，以最大限度地维护档案的完整与安全为前提，设计合理的保管方式及区域来方便我们行政对档案的保管、利用及维护档案的完整性。

这里有2个要点需要注意：一是保证档案在我们行政保管的过程中不发生缺少、遗漏、分割、破损等情况。二是我们提供的场地在我们行政保管档案的过程中能防止档案内容外泄同时对我们行政管理档案能切实方便。

当然有条件的，1、特种作业操作证：作业种类：电工（俗称操作证、上岗证），分类： 高压运行维护作业、高压安装修造作业、低压电工作业、安装、维修、发电、配电，就要配合上扫描件存档，水印加密，涉密文件操作间或阅览室之类的手段了。

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